Николай
Трембовельский: "Человек проводит на работе большую часть своей жизни
"
Дмитрий Степанец
Сегодня мы в гостях у человека с
восьмилетним опытом административной работы и огромным грузом ответственности
на плечах. Более 400 сотрудников международной компании зависят от его
неусыпного контроля над безукоризненным офисным механизмом, им же налаженным. Итак,
главный "по хозяйству" в Nestle
Украина, административный директор компании – Николай Трембовельский.
– Николай, расскажите, как построена
административная работа в Nestle
Украина?
– В центральном офисе компании в Киеве обязанности сотрудников
административного отдела распределены по нескольким основным направлениям: Общий менеджмент - содержание зданий и сооружений,
обслуживание инженерных систем и коммуникаций. А также офис-менеджмент,
транспортное обеспечение, мобильная связь визовая поддержка и рецепция,
занимающаяся координацией посетителей, входящей/исходящей корреспонденцией,
телефонной /факсимильной коммуникацией и курьерской службой. В региональных
офисах есть свои административные ассистенты, которые помогают решать вопросы
администрирования на местах.
– А насколько вам, как
административному директору, приходится вникать во все тонкости работы этих подразделений?
– Я знаю все, чем занимаются сотрудники моего отдела до мелочей. Раньше
административная служба Nestle организационно входила в состав других
подразделений компании. И когда вопросы административной службы стало трудно
решать в рамках этих департаментов, компания решила выделить административную
работу в отдельное направление, возглавляемое административным директором. На
эту новую должность я пришел в 2009 году, и всю работу мне пришлось
структурировать по-новому. По сути, существующую сейчас систему
администрирования создавал я, поэтому я досконально знаю, из чего состоит
робота каждого сотрудника в моем подразделении.
– Как известно, про админ-работников
вспоминают, только тогда, когда что-то не ладится. Как им делать свою
работу оперативно и в то же время незаметно, не отвлекая персонал от его
обязанностей и не нарушая
бизнес-процесс?
– До начала рабочего дня я успеваю проверить, что творится в офисах, как
произведена уборка, заряжены ли кулеры с водой, в каком состоянии кофе-машины,
лифты, какая температура в помещениях. Ремонтные работы и любая реконструкция
или улучшение офиса производятся только в ночное время и в выходные дни. По
выходным дням работает техник, который проверяет состояние мебели, исправность
дверных петель, замков, оконных рам и дверей. При необходимости, тут же,
производит текущий ремонт.
– А как быстро реагировать на
непредвиденные случаи?
– В любое время суток "на подхвате" дежурят инженерные
специалисты, всегда готовые прибыть в офис в случае форс-мажора, неполадки или
аварии. Случись что, – в течение часа должен явиться электрик, водопроводчик
или лифтер. Всего, конечно, предугадать нельзя, но при заключении договоров на
определённый вид услуг или сервиса нужно стараться максимально подробно оговаривать
алгоритм их реагирования в случае форс-мажорных обстоятельств.
Приведу простой пример. На кухне сломался насос посудомоечной машины
, в результате чего образовался дефицит чистой посуды. Через
20 минут мы доставили одноразовую посуду, а еще в течение часа я нашел нужный насос,
сантехники его привезли и поменяли. Устранение неисправности произошло
незаметно для посетителей столовой, разве что им вежливо было предложено
покушать из одноразовой посуды, а не из фарфоровых тарелок. Но для этого нужно
было преодолеть немало мелких трудностей: быстро наличные деньги для покупки
дорогостоящего насоса в магазине; вызвать сантехников, чтобы срочно этот насос
поменяли. Откачать воду и привести помещение в порядок – все это требовалось
сделать незаметно. И с подобными мелочами приходится работать постоянно.
– А как в вашей компании
организовано питание сотрудников?
– У любой компании есть три варианта организации питания. Первый – это
столовая полного цикла, с кухней. Как правило, такие столовые устраивают
компании, являющиеся владельцами, а не арендаторами своих помещений. В
центральном офисе "Киевстар" хороший пример такой столовой. А все
дело в том, что здание их офиса изначально проектировалось специально для нужд этой
компании, и столовая уже была предусмотрена в проекте.
Те же компании, которые, как Nestle Украина, арендуют свои офисы,
могут использовать второй способ – привозить готовую пищу. Здесь тоже есть несколько
возможностей. К нам в офис привозят широкий ассортимент свежих блюд: первое,
второе, салаты, соки, десерт, блины, омлеты и тому подобное. Столовая организована
по принципу раздаточной линии – человек подходит и выбирает себе еду по вкусу.
В других компаниях встречается вариант дешевле: предлагаются только комплексные
обеды, составленные фиксированными наборами на определенную сумму. Ну, а самое
дешевое решение – это доставка фастфуда.
Третий способ организации питания – когда сотрудники ходят в близлежащую
закусочную. Так, например, мы питались в генеральном представительстве всем известной компании LG Electronics Inc. (Ранее Николай полтора года занимал должность заместителя административного
директора LG Electronics Inc. – Д.С.).
– Компания Nestle оплачивает сотрудникам обеды?
– Да, у нас выдаются карточки на питание, на них начисляется фиксированная
сумма, которую сотрудник может потратить на еду в месяц. Еще одно удобство
работы в Nestle –возможность устроить себе обеденный перерыв в
любое время в течение дня, у нас нет жестко установленных обеденных часов.
– Нигде не учат премудростям
административной работы. Какими, по вашему мнению, ключевыми качествами и
компетенциями должен обладать административный директор?
– Человек, занимающийся административной работой, прежде всего, должен
иметь жизненный опыт. Сотрудники должны воспринимать его как взрослого и опытного человека, который знает, о чем говорит.
Ведь специфика нашей работы такова, что, помимо заботы о сотрудниках, улучшения
условий их работы, приходится применять "непопулярные" меры, убеждать
и принуждать их бережно относиться к имуществу компании, экономить свет, воду,
принтерную бумагу, поддерживать порядок в их бизнес-пространствах, шкафах,
тумбах и т.д. А сотрудники, как известно, бывают разные. Кто-то воспринимает
это нормально, кто-то проявляет гонор и непонимание. Вот тут-то и нужно уметь
найти подход и корректными методами добиться своего. А это всегда непросто,
особенно в мультинациональном коллективе.
Одно из важнейших ключевых качеств, безусловно, это компетенция, способность
оперативно реагировать на обстоятельства.
Административному директору приходится постоянно все держать в поле зрения.
Каждый день у сотрудников возникают те или иные рабочие потребности, например,
в настольных лампах, вазонах для цветов, настенных бордах, канцелярии, каких-то
доработках переговорных зон и т.п. Реалии таковы, что работающий человек
проводит на работе большую часть своей жизни. Гораздо большую, чем в семье, с
родными, близкими и друзьями. Поэтому продуктивность его работы напрямую
зависит от условий, в которых он трудится.
Для руководителя административной службы также важно иметь стратегическое
мышление и уметь взаимодействовать с руководством. Это поможет понять ключевые
тенденции в развитии бизнеса, который вы обслуживаете. К примеру, нужно знать,
какие у руководства планы по развитию персонала. Когда я пришел в компанию, в киевском
офисе работало около 270 человек, а сейчас его штат состоит уже примерно из 330
сотрудников. Знание того, сколько людей и в какой отдел компании придет в
следующем году, поможет администратору заранее продумать, где их разместить,
сколько для этого дополнительно нужно кресел, столов, настольных ламп, килограммов
кофе, чая и сахара и пр.
И правда, на каких-нибудь курсах выучить на хорошего администратора
невозможно. Это миллион тонкостей, громадный опыт, полученный порой набиванием
шишек. То, что вы проводите конференции, подобные Office Camp#1 – это хорошо.
Именно в формате таких мероприятий люди по-настоящему учатся – на опыте своих
коллег. Те, кто придет 3 декабря на Office Camp#1, уверен, узнают больше о
многих особенностях административной поддержки бизнеса. Естественно, с
примерами!