Как стать хорошим управленцем: 10 шагов к успеху

Как стать хорошим управленцем: 10 шагов к успеху

Представьте себе, что было бы, если бы вы могли управлять объектами силой мысли. Да и люди каким-то магическим образом подчинялись вашим желаниям. Думаете, нереально? А что, если бы мы вам сказали, что все это возможно? И для этого вам не понадобится ни практическая магия, ни сверхъестественные способности. Всего лишь СИЛА УПРАВЛЕНИЯ. И она столь проста, что вы удивитесь, насколько легко сможете овладеть искусством управленца.

Благодаря первой интерактивной практической конференции «Office Camp#1 - управление офисом», вы шаг за шагом вы начнете понимать тонкости управления офисом, узнаете как вести несколько проектов одновременно в условиях сжатых сроков и откроете скрытые механизмы управления рабочим коллективом.

Нашим экспертам понадобилось много лет, чтобы узнать секреты успешной административной работы. Благодаря «Office Camp#1 - управление офисом», вам для этого понадобится всего один день.

«Конечно же на каких-нибудь курсах выучить на хорошего администратора невозможно. Это миллион тонкостей, громадный опыт, полученный порой набиванием шишек. То, что вы проводите конференции, подобные Office Camp#1 – это хорошо. Именно в формате таких мероприятий люди по-настоящему учатся на опыте своих коллег. Те, кто придет 3 декабря на Office Camp#1, уверен, узнают больше о многих особенностях административной поддержки бизнеса. Естественно, с примерами!», - утверждает административный директор Nestle Украина Николай Трембовельский.

ВСЕГО за ОДИН ДЕНЬ вы:

Ø  заведете новые полезные деловые связи

Ø  услышите 10 историй профессионального успеха от лучших экспертов по управлению офисом, административных директоров крупных компаний и специалистов-практиков

Ø  узнаете, как стать хорошим управленцем и сделаете свои 10 шагов к успеху

Ø  получите актуальную информацию о новинках делового рынка «из первых рук» во время  выставки OfficeSpace

Ø  подготовитесь к хлопотам грядущего Нового Года

О ЧЕМ будем ГОВОРИТЬ:

Ø  Corporate Travel Management: как легко организовывать деловые поездки;

Ø  Секреты успешной организации корпоративных деловых мероприятий для сотрудников и клиентов

Ø  Как правильно планировать офис и организацию рабочих мест
(офисная техника, офисная мебель, интерьер и дизайн офиса)

Ø  Аутсорсинг услуг для офиса: советы практиков

Ø  Практические решения для управления делами офиса

Ø  Управление административной службой: организация и оптимизация

Ø  Что выгодней: свой автопарк или услуги проката авто?

Ø  Как сделать все вовремя и незаметно

Если вы, административные директора, офис-менеджеры, а также те, кто принимает решения по управлению делами офиса, НЕ УПУСТИТЕ возможности получить полезные деловые связи и неоцененный опыт наших экспертов. 


:) Ждем Вас 3 декабря в Бизнес Центре "Парус"

Продукт, который мы продаем заменил нам и административного директора, и офис-менеджера, и секретаря. И это не утопия...

«Продукт, который мы продаем заменил нам и административного директора, и офис-менеджера, и секретаря. И это не утопия...» - Опанасенко Александр, генеральный директор «Мегаплан. Украина».

Сегодня директор компании «Мегаплан. Украина» - Александр Опанасенко поделится с нами секретом успешной организации работы офиса с минимальными финансовыми вложениями и максимальным результатом на примере своего личного опыта. Все это возможно при помощи программных продуктов компании «Мегаплан».

       Александр, компания «Мегаплан» сравнительно недавно вышла на украинский рынок..Скажите, как основателю украинского представительства, вам приходилось заниматься организацией работы офиса? Как это было?

            Действительно, компания Мегаплан открыла свое официальное украинское представительство в апреле 2011 года. На момент его основания пришлось огромное количество задач: решение вопросов с оформлением документов, организация работы офиса, подбор и подготовка квалифицированной команды и многие другие..

Все эти моменты пришлось замкнуть на себе, так как ни офис-менеджера, ни другого лица, на которое можно было все это возложить не было. Было лишь огромное желание, четкая цель, большой энтузиазм и самое главное — Мегаплан, который стал моей правой рукой и вечным помощником в решении всех поставленных задач, фактически, секретарем, которому не нужны были ни рабочее место, ни заработная плата.

Расскажите об этапах развития вашего представительства и чем вам помог программный продукт Мегаплана на каждом из данных этапов?

            Первый этап, естественно, планирование. Четкая формулировка задач с обязательным установлением дед-лайнов, разбивка их на вехи не позволили мне упустить ни одной детали. Мегаплан ежедневно напоминал о том, что еще нужно сделать, а именно:

- выбрать и арендовать офис;

- приобрести мебель;

- обеспечить офис и рабочие места техническими средствами;

- выбрать качественного интернет провайдера;

- сформировать структуру команды представительства и подобрать персонал;

- приобрести канцтовары;

- оформить все необходимые документы и т. д.

            По мере выполнения запланированных задач Мегаплан фиксировал количество потраченного времени на каждую работу, позволял дополнять каждую задачу подзадачами, хранить все необходимые документы и информацию о подрядчиках, что было очень актуально.

            Возможность хранения всей информации в Мегаплане позволила мне, в первую очередь, не потерять ни одного документа и контакта, что более чем вероятно в период становления организации, во вторую очередь, элементарно сэкономить на покупке мебели и канцтоваров — количество приобретаемых мною шкафов для хранения документов и информации свелось к 1 шт, что позволило пустить сэкономленные средства на другие статьи расходов.  

В настоящее время, имея собственный офис и команду у вас есть в штате офис-менеджер, который занимается планированием и организацией работы офиса?

            Нет. На данный момент в штате компании «Мегаплан. Украина» трудится 10 специалистов и среди них нет ни секретаря, ни офис-менеджера.

Вся работа в компании по-прежнему организована благодаря Мегаплану — программному продукту для автоматизации бизнеса.

            Мегаплан позволяет максимально организовать и сэкономить время сотрудников — все обсуждения важных вопросов происходят в данной программе и я в любой момент могу к ним подключиться или инициировать, и для этого мне не нужно арендовать дополнительный кабинет для переговоров. Эти он-лайн обсуждения позволяют избежать нерациональной траты времени сотрудников — каждый из них вносит свои мысли в обсуждения и продолжает заниматься основным делом, не шатаясь по коридору и кабинетам.

            Кроме этого, мне не нужно тратить свое личное время на ввод сотрудника в должность и знакомство со всей командой и структурой компании — в программе Мегаплан есть информация о каждом сотруднике со всеми необходимыми данными — контакты, должность, функциональное подчинение и полная структура компании. Все задачи на испытательный срок сотрудника уже подготовлены и выложены в документах Мегаплана. Тем самым, Мегаплан, выполняет в нашей компании также и функцию отдела кадров.     

Но кто же в таком случае занимается в офисе контролем текущих задач — пополнением канцтоваров, книг для офисной библиотеки, поддержкой чистоты на рабочих местах, хранением документов, отправкой корреспонденции, контролем наличия на счету мобильных операторов денежных средств, организацией питания сотрудников и т. д.? Ведь для всего этого необходимы живые люди, программа не сможет самостоятельно с этим справиться .

            Все очень просто, описанные процессы достаточно систематизировать и проблем с ними в дальнейшем не возникнет.

            Например, 1 раз в месяц наши сотрудники анализируют все необходимое им для работы — дополнительные технические средства, канцтовары, литературу, одноразовую посуду, кофе, чай и многое другое. Для этого создается отдельная задача в Мегаплане, где каждый делится своими нуждами. Это позволяет развить в сотрудниках дисциплинированность, способность планировать не только свое рабочее время, но и ресурсы необходимые им для работы. Далее, после получения всей необходимой информации единоразово заказывается в офис все необходимое  и следующий заказ делаем на следующий месяц. Сохраненная в шаблонах задача, позволяет сделать это значительно быстрее. Работает !

         Что же касается порядка на рабочих местах, так программа Мегаплан позволяет абсолютно все делать в ней, таким образом, у сотрудников отпадает необходимость в огромном количестве бумажных напоминалок и  груды документов, которые нужно хранить и не потерять. А рабочий стол специалиста компании «Мегаплан. Украина» выглядит следующим образом -  ноутбук, мобильный и городской телефон, подставка с ручками и небольшой блокнот, для сиюминутных записей. Вот и все.

Но для какого размера организации может подойти ваша эффективная схема работы? Едва ли можно представить крупную корпорацию с сотней сотрудников без секретаря, офис-менеджера и административного директора.

            Безусловно, схема работы нашей компании больше подходит для малых и средних предприятий, особенно полезна на этапе становления и роста организации. Что же касается крупных корпораций, то для них программный продукт Мегаплана не сможет заменить чуткий взгляд административного директора, но сможет стать ему опорой, поддержкой и верным другом в выполнении его повседневных обязанностей. Например, в Мегаплане есть немало клиентов-корпораций, в которых Мегаплан используется отдельными департаментами для работы над проектами и задачами.

Александр, спасибо большое за откровенность  :) Мы рады будем продолжить наше общение на OfficeCamp #1!

Александр Опанасенко выступит 3 декабря на OfficeCamp #1 с докладом "Практические решения для управления офисом". 

Интервью с Николаем Трембовельским, административным директором Nestle Украина

Николай Трембовельский: "Человек проводит на работе большую часть своей жизни "

Дмитрий Степанец

Сегодня мы в гостях у человека с восьмилетним опытом административной работы и огромным грузом ответственности на плечах. Более 400 сотрудников международной компании зависят от его неусыпного контроля над безукоризненным офисным механизмом, им же налаженным. Итак, главный "по хозяйству" в Nestle Украина, административный директор компании – Николай Трембовельский.

 – Николай, расскажите, как построена административная работа в Nestle Украина?

– В центральном офисе компании в Киеве обязанности сотрудников административного отдела распределены по нескольким основным направлениям: Общий менеджмент - содержание зданий и сооружений, обслуживание инженерных систем и коммуникаций. А также офис-менеджмент, транспортное обеспечение, мобильная связь визовая поддержка и рецепция, занимающаяся координацией посетителей, входящей/исходящей корреспонденцией, телефонной /факсимильной коммуникацией и курьерской службой. В региональных офисах есть свои административные ассистенты, которые помогают решать вопросы администрирования на местах.

– А насколько вам, как административному директору, приходится вникать во все тонкости работы этих подразделений?

– Я знаю все, чем занимаются сотрудники моего отдела до мелочей. Раньше административная служба Nestle организационно входила в состав других подразделений компании. И когда вопросы административной службы стало трудно решать в рамках этих департаментов, компания решила выделить административную работу в отдельное направление, возглавляемое административным директором. На эту новую должность я пришел в 2009 году, и всю работу мне пришлось структурировать по-новому. По сути, существующую сейчас систему администрирования создавал я, поэтому я досконально знаю, из чего состоит робота каждого сотрудника в моем подразделении.

– Как известно, про админ-работников вспоминают, только тогда, когда что-то не ладится. Как им делать свою работу оперативно и в то же время незаметно, не отвлекая персонал от его обязанностей и не нарушая бизнес-процесс?

– До начала рабочего дня я успеваю проверить, что творится в офисах, как произведена уборка, заряжены ли кулеры с водой, в каком состоянии кофе-машины, лифты, какая температура в помещениях. Ремонтные работы и любая реконструкция или улучшение офиса производятся только в ночное время и в выходные дни. По выходным дням работает техник, который проверяет состояние мебели, исправность дверных петель, замков, оконных рам и дверей. При необходимости, тут же, производит текущий ремонт.

– А как быстро реагировать на непредвиденные случаи?

– В любое время суток "на подхвате" дежурят инженерные специалисты, всегда готовые прибыть в офис в случае форс-мажора, неполадки или аварии. Случись что, ­– в течение часа должен явиться электрик, водопроводчик или лифтер. Всего, конечно, предугадать нельзя, но при заключении договоров на определённый вид услуг или сервиса нужно стараться максимально подробно оговаривать алгоритм их реагирования в случае форс-мажорных обстоятельств.

Приведу простой пример. На кухне сломался насос посудомоечной машины, в результате чего образовался дефицит чистой посуды. Через 20 минут мы доставили одноразовую посуду, а еще в течение часа я нашел нужный насос, сантехники его привезли и поменяли. Устранение неисправности произошло незаметно для посетителей столовой, разве что им вежливо было предложено покушать из одноразовой посуды, а не из фарфоровых тарелок. Но для этого нужно было преодолеть немало мелких трудностей: быстро наличные деньги для покупки дорогостоящего насоса в магазине; вызвать сантехников, чтобы срочно этот насос поменяли. Откачать воду и привести помещение в порядок – все это требовалось сделать незаметно. И с подобными мелочами приходится работать постоянно.

– А как в вашей компании организовано питание сотрудников?

– У любой компании есть три варианта организации питания. Первый – это столовая полного цикла, с кухней. Как правило, такие столовые устраивают компании, являющиеся владельцами, а не арендаторами своих помещений. В центральном офисе "Киевстар" хороший пример такой столовой. А все дело в том, что здание их офиса изначально проектировалось специально для нужд этой компании, и столовая уже была предусмотрена в проекте.

Те же компании, которые, как Nestle Украина, арендуют свои офисы, могут использовать второй способ – привозить готовую пищу. Здесь тоже есть несколько возможностей. К нам в офис привозят широкий ассортимент свежих блюд: первое, второе, салаты, соки, десерт, блины, омлеты и тому подобное. Столовая организована по принципу раздаточной линии ­– человек подходит и выбирает себе еду по вкусу. В других компаниях встречается вариант дешевле: предлагаются только комплексные обеды, составленные фиксированными наборами на определенную сумму. Ну, а самое дешевое решение – это доставка фастфуда.

Третий способ организации питания – когда сотрудники ходят в близлежащую закусочную. Так, например, мы питались в генеральном представительстве  всем известной компании LG Electronics Inc. (Ранее Николай полтора года занимал должность заместителя административного директора LG Electronics Inc. – Д.С.).

– Компания Nestle оплачивает сотрудникам обеды?

– Да, у нас выдаются карточки на питание, на них начисляется фиксированная сумма, которую сотрудник может потратить на еду в месяц. Еще одно удобство работы в Nestle –возможность устроить себе обеденный перерыв в любое время в течение дня, у нас нет жестко установленных обеденных часов.

– Нигде не учат премудростям административной работы. Какими, по вашему мнению, ключевыми качествами и компетенциями должен обладать административный директор?

– Человек, занимающийся административной работой, прежде всего, должен иметь жизненный опыт. Сотрудники должны воспринимать его как взрослого и опытного человека, который знает, о чем говорит. Ведь специфика нашей работы такова, что, помимо заботы о сотрудниках, улучшения условий их работы, приходится применять "непопулярные" меры, убеждать и принуждать их бережно относиться к имуществу компании, экономить свет, воду, принтерную бумагу, поддерживать порядок в их бизнес-пространствах, шкафах, тумбах и т.д. А сотрудники, как известно, бывают разные. Кто-то воспринимает это нормально, кто-то проявляет гонор и непонимание. Вот тут-то и нужно уметь найти подход и корректными методами добиться своего. А это всегда непросто, особенно в мультинациональном коллективе.

Одно из важнейших ключевых качеств, безусловно, это компетенция, способность оперативно реагировать на обстоятельства.

Административному директору приходится постоянно все держать в поле зрения. Каждый день у сотрудников возникают те или иные рабочие потребности, например, в настольных лампах, вазонах для цветов, настенных бордах, канцелярии, каких-то доработках переговорных зон и т.п. Реалии таковы, что работающий человек проводит на работе большую часть своей жизни. Гораздо большую, чем в семье, с родными, близкими и друзьями. Поэтому продуктивность его работы напрямую зависит от условий, в которых он трудится.

Для руководителя административной службы также важно иметь стратегическое мышление и уметь взаимодействовать с руководством. Это поможет понять ключевые тенденции в развитии бизнеса, который вы обслуживаете. К примеру, нужно знать, какие у руководства планы по развитию персонала. Когда я пришел в компанию, в киевском офисе работало около 270 человек, а сейчас его штат состоит уже примерно из 330 сотрудников. Знание того, сколько людей и в какой отдел компании придет в следующем году, поможет администратору заранее продумать, где их разместить, сколько для этого дополнительно нужно кресел, столов, настольных ламп, килограммов кофе, чая и сахара и пр.

И правда, на каких-нибудь курсах выучить на хорошего администратора невозможно. Это миллион тонкостей, громадный опыт, полученный порой набиванием шишек. То, что вы проводите конференции, подобные Office Camp#1 – это хорошо. Именно в формате таких мероприятий люди по-настоящему учатся – на опыте своих коллег. Те, кто придет 3 декабря на Office Camp#1, уверен, узнают больше о многих особенностях административной поддержки бизнеса. Естественно, с примерами!